Cuando se produce un impago por parte de un cliente o deudor, la empresa no solo deja de recibir el pago correspondiente, sino que además tiene que asumir el IVA de esa factura no cobrada, generando un problema financiero.
En este artículo, exploraremos cómo recuperar el IVA en caso de impago del deudor, los requisitos necesarios para llevar a cabo este proceso, los plazos a cumplir y los procedimientos establecidos por la legislación vigente para facilitar a los empresarios la recuperación de este impuesto.
Requisitos para recuperar el IVA de facturas impagadas
El proceso de recuperación del IVA en caso de impago no es automático ni puede realizarse de forma inmediata. La Agencia Tributaria ha establecido una serie de requisitos que deben cumplirse para poder reclamar el IVA de una factura no cobrada. Es fundamental estar al tanto de estas condiciones para asegurarse de que la reclamación se realice correctamente.
1. Emisión de la factura y plazo de impago
El primer requisito que debe cumplirse es la emisión correcta de la factura. La factura debe estar debidamente emitida y reflejarse en los registros contables de la empresa. Además, es importante señalar que la ley establece un plazo mínimo de 6 meses desde la emisión de la factura impagada hasta que se pueda iniciar el proceso de recuperación del IVA (para pequeñas y medianas empresas). Para grandes empresas, este plazo asciende a un año.
2. Reclamación del pago por vía judicial o notarial
Otro requisito clave es que la empresa debe haber intentado reclamar el cobro de la deuda de forma legal. Esto puede hacerse mediante una reclamación judicial, es decir, interponer una demanda ante los tribunales, o mediante un requerimiento notarial en el que se exija formalmente el pago al deudor. Este paso es indispensable para demostrar que la empresa ha intentado recuperar su dinero antes de solicitar la devolución del IVA.
3. Plazos para la modificación de la base imponible
Una vez que se ha cumplido el plazo de 6 meses (o 1 año en el caso de grandes empresas) y la deuda sigue sin pagarse, la empresa cuenta con 3 meses adicionales para proceder a la modificación de la base imponible del IVA. Esta modificación es necesaria para que la empresa pueda reflejar en sus libros contables que la factura ha sido impagada y, por tanto, que el IVA asociado a dicha factura no debe abonarse a Hacienda.
Es importante destacar que, si no se realiza esta modificación dentro del plazo establecido, la empresa perderá el derecho a reclamar la devolución del IVA.
Procedimiento para recuperar el IVA de una factura impagada
Una vez que se han cumplido todos los requisitos mencionados, la empresa está en condiciones de solicitar la devolución del IVA correspondiente a la factura impagada. A continuación, explicamos los pasos que deben seguirse para realizar esta gestión correctamente.
1. Emitir una factura rectificativa
El primer paso es emitir una factura rectificativa en la que se modifique la base imponible del IVA. Esta nueva factura deberá incluir la información de la factura original, pero reflejando un importe del IVA de 0 euros, ya que este importe ya no corresponde debido al impago.
Es fundamental que esta factura rectificativa sea enviada tanto a la Agencia Tributaria como al cliente deudor, aunque este último no haya pagado la factura original. Esto es necesario para dejar constancia de que la empresa ha ajustado su contabilidad correctamente.
2. Notificación a la Agencia Tributaria
El segundo paso es notificar a la Agencia Tributaria sobre la emisión de la factura rectificativa. Para ello, la empresa debe presentar el modelo 303 correspondiente a la declaración trimestral del IVA, en el cual se reflejará la modificación de la base imponible. En esta declaración, la empresa indicará que ha emitido una factura rectificativa debido a un impago y solicitará la devolución del IVA.
Es importante asegurarse de que la notificación a la Agencia Tributaria se realiza dentro de los plazos establecidos, es decir, dentro de los 3 meses posteriores a la finalización del plazo de impago.
3. Documentación adicional
Además de la presentación del modelo 303, la empresa debe aportar a la Agencia Tributaria una serie de documentos adicionales que justifiquen la solicitud de devolución del IVA. Entre estos documentos se incluyen:
- La copia de la factura original impagada.
- La factura rectificativa emitida.
- El requerimiento judicial o notarial en el que se haya exigido el pago al deudor.
Esta documentación es necesaria para demostrar que la empresa ha seguido todos los pasos legales para intentar recuperar el cobro de la deuda antes de solicitar la devolución del IVA.
¿Qué sucede si el deudor finalmente paga?
En ocasiones, después de haber iniciado el proceso de reclamación del IVA, el deudor paga la deuda pendiente. En estos casos, la empresa debe realizar una nueva factura rectificativa en la que se restituya el importe original del IVA y regularizar su situación contable.
¿Cómo ajustar la declaración del IVA tras el cobro de la deuda?
Si se recibe el pago tras haber solicitado la devolución del IVA, la empresa debe devolver el importe del IVA a la Agencia Tributaria mediante una nueva declaración del impuesto. Para ello, se presenta de nuevo el modelo 303, reflejando el ingreso del IVA correspondiente al cobro de la factura original.
Es esencial que este proceso se realice correctamente, ya que, de lo contrario, la empresa podría enfrentar sanciones por parte de Hacienda.
Consejos para evitar impagos y mejorar la gestión del IVA
Si bien el proceso para recuperar el IVA de una factura impagada está perfectamente regulado, es recomendable adoptar una serie de medidas preventivas que ayuden a evitar impagos y a mejorar la gestión del IVA en el día a día.
1. Revisar la solvencia de los clientes
Antes de cerrar acuerdos comerciales o emitir facturas, es recomendable verificar la solvencia de los clientes. Esta verificación puede realizarse mediante informes comerciales o consultando bases de datos públicas sobre la situación financiera de la empresa cliente. De esta forma, puedes reducir el riesgo de impagos.
2. Establecer condiciones de pago claras
Es importante establecer desde el principio condiciones de pago claras con los clientes. Esto incluye fijar plazos de pago razonables y definir qué penalizaciones se aplicarán en caso de retrasos o impagos.
3. Externalizar la gestión del IVA
Si el manejo del IVA y la facturación se vuelve complicado, una opción recomendable es externalizar la gestión contable y fiscal a una asesoría especializada. Esta solución puede ayudar a reducir errores y garantizar que los procesos se cumplan dentro de los plazos legales.
